5 dicas para zerar a sua caixa de e-mail

O e-mail é uma das principais ferramentas de trabalho atuais. Mas como respondê-los sem prejudicar nossa produtividade?

Resolvemos a maior parte das nossas atividades – profissionais e pessoais - através do e-mail. Uma ferramenta essencial em nossas vidas modernas, ela também está diretamente relacionada a nossa produtividade no dia a dia.

Nós da MetLife estamos aqui para apoiar suas rotinas, e sabemos que uma caixa de e-mails lotada influencia diretamente no nosso fluxo de trabalho e entregas. Por isso, listamos 5 dicas de como zerar os e-mails e ficar tranquilo enquanto trabalha.

1. Reserve um tempo diário para responder os e-mails

Diariamente, reserve um tempo para conferir sua caixa de entrada e responder as mensagens que estão pendentes. Assim, você foca apenas nos e-mails e os responde. Isso proporciona ganho de tempo para você, já que não irá mais parar seus outros trabalhos para responder um e-mail que recém chegou.

Aliás, é comum pensarmos que precisamos responder tudo imediatamente. Porém, isso não é verdade, já que você tem outros afazeres durante o dia. 

Se for um e-mail urgente, tudo bem, pode respondê-lo quanto antes. Mas se for urgente, deixe para responder quando chegar a hora do dia reservada para isso.

2. Tome uma ação ao ver um novo e-mail

Se você costuma deixar o seu e-mail aberto ou se de vez em quando confere ele para ver se tem novas mensagens, comece a tomar ações. Por exemplo, ao ver um novo e-mail, confira apenas pelo assunto se ele é urgente, se pode ser respondido depois ou se é um spam. 

Ao identificar sobre o que o e-mail se trata tome uma atitude, que pode ser apagá-lo, marcar como lido, responder imediatamente ou deixá-lo para responder na hora programada. Assim, você não perderá seu tempo lendo o e-mail e não o respondendo ou dele cair no limbo e nunca mais ser respondido.

3. Silencie as notificações

Caso você não queria ser incomodado durante o expediente, silencie as notificações do seu e-mail. Assim, mesmo que você deixe sua caixa aberta, não será incomodado durante o trabalho toda vez que uma nova mensagem chegar.

Isso contribui para que seu foco permaneça no que estava fazendo, aumentando a sua produtividade. Além do mais, contribui para a diminuição da ansiedade, por não saber que tem uma nova mensagem a ser lida.

4. Junte os iguais numa mesma linha

Tanto o Gmail como o Outlook permitem que você agrupe os e-mails que tenham o mesmo assunto em uma só mensagem. Assim, você não fica com vários e-mails ocupando espaço, sendo que eles se referem ao mesmo tema.

No serviço da Google, essa função é nativa, não precisando configurá-la. Já no serviço na Microsoft é preciso ativar a função de integrar os e-mails com mesmo assunto.

5. Use respostas automáticas

Se você for viajar é interessante criar respostas automáticas falando que está de férias ou viajando a trabalho e quando retornar responderá o e-mail. Assim, as pessoas não criam uma expectativa de resposta imediata.

Mesmo tentando responder todas as mensagens, é possível que, em um dia ou outro, sua caixa de entrada esteja muito cheia. Então, não fique ansioso para responder tudo, afinal você também tem outros afazeres. Só procure não deixar por muitos dias um e-mail sem resposta.