Aprenda a otimizar o seu tempo com essas 10 dicas
Nosso tempo pode ser melhor aproveitado se soubermos fazer isso da maneira correta
Vivemos rotinas cada vez mais agitadas e cheias de compromissos, atividades e obrigações. E é cada vez mais comum desejarmos um dia com mais de 24 horas.
Aqui na MetLife acreditamos que saber administrar nosso tempo e equilibrar melhor nossas rotinas pessoais e profissionais influencia positivamente a qualidade de vida e bem-estar. Por isso, separamos 10 dicas para você conseguir otimizar o seu dia a dia e garantir mais tempo livre para fazer o que te faz melhor.
1.Faça uma lista de tarefas
Tenha em mãos algo em que possa escrever uma lista de tarefas. Pode ser uma agenda, um planner, um caderno simples ou um aplicativo. Sente todo início da semana e planeje cada dia. Anote as tarefas que você pensa que conseguirá cumprir em cada dia.
Além de te ajudar a priorizar e focar no que precisa ser feito, a sensação de riscar cada uma das tarefas ao terminá-las vai te deixar mais motivado para continuar cumprindo as outras. Por isso, sempre que finalizar uma tarefa, marque-a como concluída.
Evite colocar muitos afazeres por dia, que você sabe que não irá conseguir cumprir. Isso pode te deixar frustrado ao final da semana e gerar ainda mais sensação de falta de tempo.
2. Estabeleça prioridades
Na hora em que estiver planejando a agenda da semana, procure colocar em primeiro plano, ou com algum destaque, as tarefas que são prioridades. Por exemplo, se você tem que fazer um relatório para entregar na terça-feira. Coloque essa tarefa em primeiro lugar na lista de segunda, para finalizá-la primeiro.
Assim, se houver algum imprevisto ou o tempo planejado não for o suficiente, as tarefas não concluídas da lista são as menos prioritárias. Fazendo com que, de qualquer forma, você tenha a sensação de alívio por concluir o que era mais importante e que, muito provavelmente, tomava mais tempo.
3. Aprenda a dizer não
Mais do que planejar a semana, é preciso saber dizer “não” para afazeres extras que irão fazer com que seu tempo se torne escasso e que você não consiga dar conta de tudo que precisa concluir. No início é complicado negar novos trabalhos, mas é preciso pensar na sua saúde física e mental.
Analise o que pode acontecer se você pegar mais um trabalho. Há tempo livre para fazê-lo? Ele vai comprometer sua agenda? Vale mesmo a pena trabalhar um pouco a mais? Faça essas perguntas a si mesmo e reflita sobre as respostas.
4. Observe sua rotina
Às vezes fazemos algumas coisas de forma inconsciente que acabam por tomar nosso tempo. Então, observe sua rotina e anote tudo o que faz. Ao final do dia, confira a lista e observe quais das atividades podem ser agrupadas em um só horário e quais podem ser evitadas.
Por exemplo, se você olha o e-mail a cada meia hora, estabeleça dois horários durante o dia para abri-lo e responder as mensagens. Tente se disciplinar para otimizar o máximo do seu tempo.
5. Utilize técnicas para focar
Para quem se distrai facilmente, é importante utilizar técnicas para se manter focado. O Pomodoro é uma dessas técnicas que faz com que você fique 25 minutos focado em uma tarefa, com intervalos de 5 minutos. Assim, a cada quatro ciclos de 25 minutos, você pode fazer um intervalo de 30 minutos.
Dessa forma, você consegue se manter focado por mais tempo, sem se distrair. O Pomodoro foi criado com base em estudos sobre a média geral que as pessoas conseguem ficar focadas em uma só tarefa.
6. Mantenha as distrações longe
Se você costuma se distrair com facilidade, mantenha as distrações longe. Por exemplo, se a todo momento você olha seu celular para ver se tem alguma notificação nova, mantenha ele em modo avião e, de preferência, em um lugar que você não o veja sempre.
O mesmo serve para o computador ou a TV. Mantenha tudo desligado a fim de que você se concentre no que está fazendo.
7. Faça uma pausa
Pausas são importantes para que sua mente e corpo descansem para depois voltar ao trabalho. Então, nas pausas, tome água, respire fundo, vá ao banheiro e passe uma água no rosto.
8. Dê a você recompensas
Estabeleça metas diárias. Se elas forem cumpridas prometa a si mesmo uma recompensa, que pode ser desde assistir a um filme até jantar em um lugar que gosta. Dessa forma, você se sentirá mais motivado e conseguirá otimizar seu tempo para cumprir as tarefas.
9. Evite a procrastinação
Evite deixar os trabalhos que consegue finalizar hoje para serem feitos amanhã. Isso só vai causar ansiedade e um atraso na agenda da semana. Aproveite seu tempo da melhor forma possível e cumpra tudo o que foi planejado.
10. Se planeje, mas seja flexível
Durante o dia é possível que imprevistos aconteçam. Por isso, é preciso ter planejamento, mas saber ser flexível para lidar com essas situações. Tente se manter tranquilo e reorganize o dia seguinte para compensar o que não foi feito no dia de hoje.
Saber como otimizar o tempo envolve organização e disciplina. Com o tempo você vai perceber que organizar a agenda e cumprir as tarefas vai se tornar algo mais simples de ser feito.