5 dicas para administrar melhor seu tempo e o de suas equipes

Seu tempo é o bem mais precioso que você pode ter

Com o passar dos anos, adquirimos uma vida mais atarefada. Isso se reflete quando ouvimos um “estou sem tempo” ou um “estou cheio de coisas para fazer”. Porém, será que estamos utilizando nosso tempo da melhor forma? 

Nós da MetLife nos preocupamos com seu bem-estar. Dessa forma, é preciso que saibamos administrar nosso tempo. Afinal, todos nós desejamos um momento para descansar e relaxar. 

Para que você consiga controlar melhor seu tempo, e o da sua equipe de trabalho, separamos 5 dicas que vão melhorar a forma como você lida com ele. Confira: 

1. Utilize uma agenda 

Para saber aproveitar o tempo é preciso saber quais atividades e tarefas você precisa fazer todos os dias. Além disso, você precisa delegar as tarefas à sua equipe, para que cada membro saiba o que precisa ser feito. 

Sendo assim, uma agenda vai ser sua melhor companheira nesse objetivo. O ideal é que se tenha todos os compromissos em um só lugar. Para isso, você pode anotar as suas tarefas em uma agenda física, em um aplicativo de celular como o Google Calendar, por exemplo. 

Porém, com relação à sua equipe, o ideal é utilizar um gerenciador de tarefas. Assim, você integra em um mesmo lugar a sua equipe e o que todos precisam fazer em cada dia. O Trello e o Asana são ótimos gerenciadores de tarefas para equipes.  

2. Faça uma lista de prioridades 

Além de saber tudo o que precisa fazer, é importante que você classifique as tarefas por sua ordem de prioridade. Dessa forma, você saberá que haverá tarefas mais urgentes e precisará terminá-las primeiro. 

Faça o mesmo para a sua equipe de trabalho. Assim, ela também tem noção do que é mais urgente. Além do mais, isso pode ajudar a aproveitar os momentos de maior produtividade para fazer as tarefas mais difíceis. Restando as mais fáceis por último. 

3. Utilize a tecnologia a seu favor 

Além dos programas já citados, como o Trello e o Asana, você pode utilizar outros para ter um controle melhor do tempo. 

O TomatoTimer é um site que faz o controle de tempo por meio da técnica Pomodoro. Assim, ele ajuda a trabalhar 25 minutos focado e a ter 5 minutos de descanso. Dessa forma, você consegue focar no que precisa ser feito e se torna mais produtivo. 

Outra forma de usar a tecnologia a seu favor na equipe é marcar reuniões online quando necessitar. Para isso, podem ser utilizados aplicativos como o Skype. Aliás, faça reuniões semanais com sua equipe para manter os projetos alinhados. 

4. Evite a procrastinação 

Uma das grandes inimigas da boa gestão do tempo é a procrastinação. Quantas vezes você já pensou em deixar uma tarefa para depois porque seu prazo de entrega era maior? 

Para evitar a procrastinação e começar a ter mais foco, desligue as notificações do celular, abra o e-mail apenas em horários específicos, escute uma playlist de músicas que te mantenha focado, utilize a técnica Pomodoro, entre outros.  

Além disso, é importante mudar sua forma de pensar para que você comece a fazer as tarefas mesmo que o prazo de entrega delas seja para a próxima semana. Utilize essas dicas e estimule sua equipe a utilizá-las. 

5. Gerencie seu tempo livre 

 Além de utilizar as ferramentas e as dicas descritas acima, saiba que é preciso descansar e ter um tempo livre para relaxar. Dessa forma, seu corpo desacelera, acalma e depois você pode voltar à rotina.  

Isso faz com que você não se sinta sobrecarregado, estressado e nem irritado. Estimule sua equipe a fazer o mesmo. Com isso, todos tendem a trabalhar mais motivados. 

Seu tempo é precioso, por isso é preciso saber administrá-lo da melhor forma. Além disso, quando se gerencia uma equipe, é preciso prestar atenção em como os membros estão gerenciando seus próprios tempos no trabalho. Dessa forma, você consegue ajudá-los a otimizar o tempo e produzir mais.