Entenda a diferença entre estar ocupado e ser produtivo

Ter mais tarefas ou administrar melhor as que já tem para progredir?

Se tem uma coisa que mudou muito nos últimos anos, foi a velocidade e o nível de exigência que as atividades profissionais demandam. A tecnologia, novas habilidades e um mercado cada vez mais competitivo fizeram de uma palavra a chave para todos os desafios: produtividade. 

Nós da MetLife já falamos em vários posts que um de nossos objetivos com este blog é transformar a sua vida em uma coleção de momentos mais felizes e… produtivos.

Mas você saberia dizer quando você se sente produtivo ou apenas muito ocupado? Ou, melhor ainda, sabe por que existe essa diferença?

Será que você anda muito ocupado?

Em um ambiente competitivo, estar ocupado, em algum aspecto, nos deixa mais seguros. Acreditamos que por ter uma função que nos toma todas as horas pelas as quais fomos contratados, somos insubstituíveis.

Mas, sob uma perspectiva mais geral, estar 100% tomado quer dizer que você já atingiu o máximo que pode render para qualquer empresa. E mais: se por qualquer imprevisto, uma tarefa não sair na data marcada, seu rendimento pode até ser questionado. Ou seja, para simplificar: estar 100% do tempo ocupado é trabalhar em um limite perigoso.

E como é ser produtivo?

Ser produtivo, por outro lado, quer dizer que suas atividades estão planejadas com início, meio e fim. Que você conhece a prioridade entre elas. E, sobretudo, que é capaz de dizer não, com explicações racionais, para atividades novas que possam ferir o seu planejamento. Uma boa forma de resumir: você é mais produtivo quando trabalha MAIS FOCADO para trabalhar MENOS HORAS. Para entregar mais rápido e, assim, ter horas mais livres para seu aprimoramento profissional e, claro, lazer e descanso.

Como mudar de ocupado para produtivo?

Vale lembrar que as duas definições não são excludentes, ou seja, nenhum profissional está determinado a ser super ocupado ou super produtivo. 

Além disso, podemos alternar momentos em nossas vidas (ou até mesmo em nosso dia) nos quais somos mais um do que o outro. Mas, mesmo assim, podemos listar algumas dicas para você focar seu dia sob uma perspectiva mais produtiva.

Saiba dizer não: muita gente tem receio de recusar tarefas. Mas, é importante valorizar o seu tempo e competência. Caso identifique que alguma tarefa fuge à sua atividade ou ainda seja impossível de ser cumprida, diga não. Você ganhará pontos com isso.

Saiba ler o fluxo de suas tarefas: ao decidir o que fazer, faça uma leitura crítica da relação entre as suas tarefas. Existem aquelas que dependem que outras sejam concluídas antes, algumas mais rápidas do que outras, outras ainda emergenciais. Crie níveis de prioridade e relação entre as tarefas para assim, investir seu tempo de forma mais útil.

Faça uma coisa de cada vez: embora ser multitarefa possa parecer um atestado de sua competência profissional, muitas vezes, ter foco de iniciar e terminar uma tarefa por vez soma pontos em sua equipe. Além do que, você garante uma qualidade maior a cada entrega, uma vez que estará dedicado exclusivamente a ela.

Foque em resultados: uma pessoa mais produtiva do que ocupada, foca em entregas com resultados reais. Vai além de apenas ocupar uma cadeira e ter um crachá. Coloque-se sempre como aquele profissional que sabe resolver problemas e não apenas em quem tem uma função burocrática em uma organização.

Aprenda a ler a estratégia do seu negócio: mesmo que você seja um profissional operacional e tenha uma tarefa muito específica, reserve espaço em seu dia para entender como a estratégia de seu negócio funciona. Leia os materiais e acompanhe as informações internas disponíveis ao seu nível de competência. 

Saiba mudar e evoluir: ser produtivo é pensar também no médio e no longo prazo. Portanto, com o conhecimento que for acumulando, procure planejar os próximos passos em sua carreira. Se algo não estiver funcionando bem, procure avaliar o impacto daquela tarefa e/ou posição em um tempo maior de evolução e, caso seja necessário, mude de rumo!

Com organização, foco e determinação, ser produtivo vai abrir portas para a sua evolução profissional. Pense nisso!