Como usar ferramentas digitais para agilizar sua produtividade no escritório

Saber aproveitar o tempo entre tarefas e trabalhar em rede ajudam a aumentar a sua produtividade

Sim, o mundo anda cada vez mais instantâneo. Em meio a tanta novidade, por vezes, o dia a dia no trabalho passa tão rápido que mal dá tempo de entregar tudo o que precisa. Muitas vezes, isso tem a ver com não aproveitar todos os serviços digitais e online que temos à disposição.

Nós da MetLife, sempre atentos em como deixar a sua vida mais produtiva e feliz, preparamos algumas dicas para que seu computador, sites e aplicativos trabalhem para você devolvendo o tempo perdido! Vamos lá?

Antes de chegar no trabalho

Uma primeira dica é preparar a sua estação de trabalho na empresa para começar a se organizar antes mesmo de você passar o crachá na roleta de entrada. Será que isso é possível? Claro que sim.

Para sua mesa de trabalho receber você pronta para uso, a dica é  agendar a ligação automática do computador, funcionalidade disponível no painel de controle do Windows ou em Configurações no Mac OS X. Ao fazer isso, você economiza na hora de iniciar a máquina. Daí, é só chegar e começar a ler as mensagens do dia,

Trabalhando em equipe de forma mais eficiente

Outra forma de aproveitar ferramentas digitais para aumentar a sua produtividade é transformar o controle de seus prazos e calendários profissionais em uma rede colaborativa.

Com calendários compartilhados, você consegue acompanhar o rendimento de outros integrantes da equipe, além de prever mudanças de rota que podem acontecer em função de algum atraso. Você encontra no mercado várias soluções para isso, desde o Calendar do Google - gratuito - , até aplicativos específicos para controle de tarefas como o Trello e o Asana.

Saiu para o almoço? Deixe a máquina trabalhando para você!

O almoço, ou até pequenos intervalos, foram criados para que você descanse e recarregue as energias para a próxima jornada de trabalho. Mas quem disse que sua mesa de trabalho precisa parar?

Reserve esses momentos para as rotinas automáticas que, durante o expediente, roubariam tempo de máquina. As dicas são, rodar rotinas de backup, descompactar o HD, fazer cópias em pen drives para as reuniões após o almoço entre outras. A ideia é aproveitar a máquina parada para ela trabalhar enquanto você estiver fora!

Para organizar o dia seguinte

Se você consultar os principais autores do meio de produtividade em empresas, todos vão concordar em um ponto: um dia produtivo começa na noite anterior, com o planejamento acertado das tarefas a serem concluídas.

Então, procure sempre terminar o seu dia montando em aplicativos com o WunderList, suas tarefas do dia seguir - ou até dos próximos dias. Não se esqueça de seguir a segunda dica e ser o mais colaborativo possível, integrando aqueles que o ajudarão a completá-las desde o início. Assim fica mais fácil se preparar, certo?

Pronto para ir para casa?

Que tal então colocar a internet para trabalhar por você enquanto isso? Você já ouviu falar de serviços como o IFTTT.com? Seu nome vem de "If this, than that", algo como "se isso acontecer, então faça aquilo".

Na prática o IFTTT.com, cria gatilhos digitais que conectam os mais variados serviços e redes sociais. Daí, você pode criar uma regra, por exemplo, que lê o seu serviço de localização (do seu smartphone) e já regula a temperatura de casa, por que sabe que você estará a caminho. Ou então, que transformar em compromisso no seu calendário, a leitura de um artigo que você marcou como interessante no Twitter e por aí vai. O legal é que você pode customizar tudo de acordo com o seu uso, além de consultar gatilhos criados por outros usuários.

Usar as ferramentas digitais como meio para conseguir uma vida mais tranquila e até, por mais contraditório que pareça, desconectada, é uma das melhores maneiras de manter a produtividade e sua qualidade de vida em alta. Aproveite!