5 alternativas para diminuir deslocamentos de sua equipe

Tempo perdido para chegar em reuniões ou acessar documentos importantes pode ser usado para produzir mais e melhor

Em um mundo cada vez mais conectado, muitas vezes, a tecnologia pode ajudar evitar deslocamentos onerosos sem que isso signifique perda de qualidade ou de produtividade nos negócios de uma empresa. 

Nós, na MetLife, estamos sempre atentos a novas formas de melhorar os processos em nossa empresa. Porque atuamos em mais de 50 países, com clientes de áreas de atuação diversas, conhecemos as diferentes necessidades que emergem do dia a dia de cada negócio. As soluções para atender a estas necessidades variam, mas algumas são usadas com frequência em distintos contextos. Listamos, aqui, cinco alternativas para diminuir deslocamentos profissionais de sua equipe e que podem ser usadas individualmente ou em conjunto, a depender de suas necessidades:

1. Videoconferências para reuniões

Não é raro que executivos, diretores e gerentes percam tanto ou mais tempo apenas tentando chegar a uma reunião do que na própria reunião. O tempo perdido no trânsito é um dos menos produtivos em toda a jornada de trabalho de um funcionário. É também uma das situações com solução mais acessíveis.

Há diferentes softwares gratuitos ou pagos disponíveis para fazer reuniões à distância com múltiplos membros. O mais conhecido é o Google Hangout, cuja interface também permite enviar mensagens por escrito para participantes da videoconferência, agilizando o compartilhamento de links e referências úteis.

2. Plataformas de gestão de tarefas para trabalho em remoto

Ferramentas como Trello e Asana são populares para gestão de projetos colaborativos à distância. Elas permitem definir um sem-número de tarefas, estipulando que membros são responsáveis por elas, e gerando uma interface para que todos possam acompanhar o andamento de cada projeto. Assim, é possível acompanhar o progresso sem todos estarem presencialmente ao mesmo tempo.

3. Aplicativos ou sistemas de controle de horas trabalhadas

Diferente aplicativos permitem a contagem das horas de trabalho. Geralmente, eles são auto preenchidos pelos funcionários, o que exige uma relação de confiança entre a empresa e seus empregados. Outra forma de realizar este controle é monitorando as horas de login e log off no sistema da empresa, através de uma app no celular ou um software no computador. Tais ferramentas permitem realizar uma tarefa-chave para muitas empresas que é contabilizar se a jornada de um funcionário foi completada no caso de trabalho remoto. 

4. Digitalização de documentos importantes

As ferramentas para reunião, gestão de tarefas e controle de horas trabalhadas são inúteis se os documentos necessários para que cada funcionário realize seu trabalho não estiverem digitalizados para serem consultados fora da empresa. 

Documentos sigilosos podem ter que ser salvos antecipadamente para consulta em casa, enquanto documentos mais ordinários devem estar disponíveis para acesso em remoto, pela internet ou intranet da empresa.

5. Armazenagem na nuvem

A forma mais simples de garantir acesso remoto a documentos usados no trabalho é mantê-los na nuvem, com acesso através de login e senha. Serviços populares como Google Drive ou Dropbox são algumas das soluções disponíveis, mas há diversas empresas que oferecem serviços personalizados e com diferentes níveis de segurança. 

Planeje, mesmo as soluções mais simples

Estas são soluções relativamente simples e que podem ser implementadas por qualquer empresa. Mas lembre-se de realizar um planejamento completo e cuidadoso antes de introduzir mudanças como estas.  

Pode ser necessário promover um treinamento especial para que seus funcionários conheçam as diretrizes para realizar reuniões ou executar tarefas à distância. Planeje com antecedência para identificar pontos de risco. Assim, é possível evitá-los ou preparar-se antecipadamente para agir quando estes problemas ocorram.