Como montar uma pauta de reunião remota mais eficiente

Definir bem os assuntos, organizá-los em tópicos e ter informações objetivas pode deixar a reunião remota mais proveitosa

As reuniões são o principal momento de discussão e alinhamento sobre diversos assuntos importantes do ambiente organizacional. É nessa hora que as tomadas de decisões podem ser mais assertivas. Com o avanço das ferramentas online, muitas dessas reuniões têm sido feitas à distância. E aí, surge a dúvida: como evitar a dispersão? 

A dica é saber montar uma pauta para manter o assunto fluindo. A MetLife preparou esse artigo que vai dar dicas interessantes sobre como você pode fazer isso. 

Defina bem quais assuntos serão tratados

Essa é nossa principal dica. Até porque é isso que define uma pauta, certo? Definir quais os assuntos deverão ser tratados pode economizar tempo e aumentar a produtividade da reunião online. 

Dê prioridade para os mais urgentes e estabeleça o tempo que deverá ser gasto com cada um deles. Isso ajuda a não ficar muito tempo em um único assunto. 

Organize os assuntos em tópicos

Para sua pauta ficar mais organizada, coloque todos os assuntos que serão tratados em tópicos e por ordem de relevância de impacto. Vale lembrar que os tópicos devem ser claros, para que não haja discussões desnecessárias. Leia diversas vezes e verifique se não esqueceu de nada. Isso otimiza o tempo de todos os participantes. 

Informações objetivas

Na hora de montar uma pauta para uma reunião remota, não se esqueça das informações objetivas e relevantes como: nome da reunião, horário de início e término, se ela é obrigatória ou facultativa e se é necessário comunicar a ausência. Dessa forma, todos os participantes ficam cientes desse compromisso importante. 

Dê espaço para todos colocarem seu ponto de vista

Nenhuma pessoa faz uma reunião sozinha. Por isso, é importante deixar os outros participantes darem suas opiniões. Uma boa dica é estipular na pauta o tempo para cada participante fazer suas colocações. Com a participação de todos, o encontro não fica maçante. As opiniões alheias podem ser de grande valia. 

Identifique as necessidades 

Se você estiver montando um pauta para a reunião online, uma boa dica é identificar as principais necessidades como: informações adicionais ou específicas de uma pessoa, projeto ou departamento. Durante a discussão, podemos nos esquecer desses pequenos detalhes, mas que podem ser de extrema importância. 

Defina responsabilidades

Antes da reunião começar, defina quais serão as responsabilidades de cada um dos participantes. Saber quem irá liderar, fazer as anotações diversas para elaboração de relatórios ou até a ata da reunião, é fundamental para o bom andamento da mesma. 

Uma pauta de reunião remota bem organizada, estruturada e com todas as informações necessárias, pode deixar o encontro mais proveitoso.