Uma mesa de trabalho organizada pode aumentar produtividade da sua equipe

Organização e disciplina devem ser reforçadas como uma ferramenta de produtividade essencial

Um mundo que muda a toda hora, exige muita disciplina e organização das equipes de trabalho. Quem quer ficar para trás das novidades? Do último aplicativo da semana? Da notícia mais importante do seu segmento? Em função disso, nessa correria, muitas vezes, o espaço de trabalho de suas equipes pode ficar desorganizado.

Como gestor de pessoas, você deve ficar atento a essa influência na produtividade dos profissionais de sua empresa. Ambientes desorganizados costumam ser um fator agravante no atraso de prazos de entrega, isso sem falar no "cartão de visita" que um departamento fora de ordem dá a um cliente que visita a sua empresa.

Mas, a MetLife está atenta a essa questão e sempre pronta para apontar direcionamentos para vocês virarem esse jogo. São dicas simples, mas que podem ajudar a colocar a organização do espaço de trabalho na lista das coisas mais importantes do dia a dia de sua empresa.

Padronize, sem esquecer de deixar espaço para personalização

É claro que todo mundo curte um escritório com um lindo projeto de design de interiores, cadeiras coloridas, mesas espaçosas e tudo o mais. Contudo, uma boa maneira de aumentar as chances de as mesas dos colaboradores continuar arrumadas é dar a elas um aspecto de pertencimento. 

Você pode fazer isso de diversas formas, desde combinando com o arquiteto responsável pelo layout do escritório para prever soluções modulares que fiquem à disposição de cada profissional ou grupo de profissionais, até permitir que essa customização seja feita com itens do próprio colaborador. Essa prática é utilizada em startups há alguns anos e marca o lado despojado deste tipo de empresa.

Não exagere em elementos de comunicação interna

Sim, é comum utilizarmos ferramentas de comunicação interna para propagar decisões da gerência, integrar as equipes e até marcar datas importantes. Mas, já parou para pensar que itens como protetores de monitor, cadernos a cada evento e kits de reunião podem ajudar a poluir o ambiente? A dica é para usar com ponderação para não enfraquecer justamente a possibilidade de customização.

Estimule a utilização de formatos digitais

Você já olhou para algumas mesas e viu pilhas e pilhas de papéis acumulados depois de um ano de reuniões? Já imaginou o impacto disso no meio-ambiente? Na logística do escritório em si? No valor do toner da impressora? 

Então, uma boa dica para ajudar na organização é diminuir a quantidade de papel necessários em suas rotinas internas. Isso pode ser feito de diversas formas: contratando um serviço de gestão de documentos digital, empoderando a sua intranet (ou criando uma) neste sentido, para que as atas de reunião, por exemplo, os pedidos de compra/serviço e todos os documentos do dia a dia sejam digitais etc. 

Até mesmo treinamentos, que antes obrigatoriamente precisavam reunir os times em um espaço durante alguns dias, hoje podem ser feitos à distância de forma online e a qualquer momento. Portanto, digitalize a vida das suas equipes para manter tudo mais organizado!

Crie rotinas de compartilhamento de dicas de produtividade

Outra excelente dica é confiar no poder colaborativo de suas equipes e lançar desafios para eles mesmos darem dicas sobre processos, tecnologias, ferramentas e dicas de organização de espaços. Você vai se surpreender com a quantidade de novidade que um time sintonizado é capaz de produzir! Use as dicas e espalhe-as para outras equipes da empresa, creditando seus "descobridores". Com isso, a disputa sadia vai ajudar a organizar o ambiente.

Uma mesa arrumada é sinal de comprometimento com a empresa, de disciplina e foco no trabalho. Ao estimular este comportamento de forma colaborativa, leve e divertida, você vai ganhar pontos como gestor e alavancar os seus resultados!