Confira um passo a passo para otimizar as reuniões de trabalho

Saiba como transformar a sua reunião em um momento proveitoso e dinâmico

O mundo está se transformando, as nossas rotinas estão mais corridas, e o sentimento de que as reuniões internas na empresa não produzem muito e são uma perda de tempo é cada vez mais compartilhado por inúmeros profissionais.

Seja pela falta de objetivo, pela dispersão dos envolvidos ou mesmo pela piada de que a maioria das reuniões poderiam ser, na verdade, um e-mail, é fato que elas não estão mais cumprindo as funções as quais se propuseram: resolver problemas.

Para contornar esse problema, vamos marcar uma reun... Opa! Para ajudar você a resolver esse problema, nós da MetLife listamos um passo a passo simples para tornar as reuniões mais produtivas, direcionadas e com um objetivo claro a ser alcançado.

Estabelecer o tema e o objetivo

Apesar de parecerem iguais, os dois pontos são, na verdade, complementares. Toda reunião deve ter um tema e, a partir dele, um objetivo. Você pode ter uma reunião para falar sobre os gastos exacerbados com táxi corporativo; o objetivo é identificar junto com os participantes uma maneira alternativa que cumpra a função e seja econômica.

Outro exemplo é uma reunião para falar sobre a mudança de endereço do escritório que está programada, com o objetivo de montar um plano para as equipes para irem organizando suas estações e realizarem a mudança de forma gradual para não parar as operações.

Elencando os participantes

Muitas vezes uma cadeia inteira de um setor é convidada para uma reunião, quando só o gestor ou só o operacional, por exemplo, será afetado pelo que for discutido e definido. Escolha com cautela os participantes para não travar o tempo de quem estaria trabalhando e acabou preso em uma reunião que não lhe dizia respeito.

Além disso, quanto mais pessoas na sala, maior é a chance da reunião tomar rumos inesperados e o assunto inicial acabar se perdendo.

Fazendo o convite

Tenha certeza de que o assunto e o objetivo da reunião estejam claros no seu convite. Mande-o com a antecedência necessária para que as pessoas possam confirmar ou que você possa reagendar a reunião para um dia melhor sem perder nenhum prazo.

O importante aqui é fazer com que qualquer preparação prévia dos participantes possa ser cumprida, para que eles não cheguem “boiando” na reunião, transformando a reunião em uma contextualização que poderia ser dada por e-mail.

Prepare a estrutura da reunião

Quem nunca ficou parado 10, 15, 20 minutos esperando o computador funcionar, o projetor sincronizar ou tenha se deparado com qualquer outro empecilho tecnológico? Se você vai organizar a reunião, tenha certeza de que está tudo pronto: sala reservada, aparelho para conferência conectado, projetor ligado etc.

Foco nos resultados

Na reunião, garanta que a pauta principal seja trabalhada. Além da discussão, é necessário que o objetivo da reunião e os próximos passos estejam claros para todos. Ser flexível no caminhar da reunião é primordial para que possa englobar assuntos que agreguem à pauta inicial, mas é preciso tomar cuidado para que não vire uma reunião de “todas as pautas” que a empresa precisa discutir.

Ata e encaminhamentos

Pouco valorizada e frequentemente esquecida, a ata da reunião é um documento importante para registrar o debate e as decisões tomadas, assim como assinalar as tarefas que foram definidas e os próximos passos.

Nela também é possível elencar os assuntos pendentes e, inclusive, adicionar a proposta para uma próxima reunião, caso necessário. O importante aqui é estabelecer de forma concreta o que será extraído em termos de ação após a reunião.