Pare de dar prazo para os projetos e melhore a produtividade e entrega da equipe

Prazos não cumpridos geram estresse e desconfiança. Por que não tentar mudar essa cultura?

A rotina cada vez mais corrida gera nas pessoas uma preocupação quase coletiva: e se eu não cumprir aquele prazo? No entanto, o problema pode não estar no dead line, mas no fato de prazos definitivos serem estabelecidos para todas as tarefas no ambiente corporativo.

E se, ao invés de prazos, as equipes começassem a trabalhar com estimativas? Acha a ideia ousada? Então confira este texto que nós, da MetLife, preparamos para você repensar alguns conceitos.

A lógica do aplicativo Waze

Hoje em dia é difícil encontrar alguém que não use o Waze para se orientar no trânsito das cidades. Se você também é usuário do aplicativo, já deve ter percebido que, quando determina o destino no Waze, ele não define o prazo de chegada, mas uma estimativa.

A ferramenta calcula esse tempo estimado de chegada usando um algoritmo sofisticado, além dos próprios usuários como sensores. Diferentemente do prazo, a estimativa não é definitiva. Portanto, se houver um imprevisto na sua rota, como um acidente, o aplicativo atualiza a sua hora de chegada prevista.

Mais claro e menos estressante, concorda? Afinal, seria muito frustrante sair de casa com a certeza de que vai estar no seu destino em determinado horário, mas só chegar ao local 1 hora depois.

Por que não usamos a lógica da estimativa no trabalho?

Quem nunca caiu na armadilha de prometer um prazo para entregar um projeto e depois não cumprir? Isso acontece porque, na maioria das vezes que estipulamos um prazo, acabamos não levando em conta os imprevistos que podem acontecer durante o processo.

No entanto, assim como o algoritmo do Waze avalia que pode haver um acidente de trânsito, também precisamos começar a cogitar os “acidentes” que afetam as nossas entregas.

Um problema de saúde, falhas em ferramentas, novas demandas de clientes, etc. Se a lista de imprevistos que podem interferir no nosso dia a dia é tão extensa, é preciso rever o conceito de prazo, concordam?

E isso vale para tanto para que demanda a tarefa como para quem precisa entregá-la.

O importante é haver transparência

As promessas de entrega não precisam ser extintas, afinal, elas fazem sentido em uma relação contratual entre empresas, por exemplo, na qual cada transação e entrega está prevista.

No entanto, se for inevitável cobrar ou sugerir um prazo, seja transparente ao comunicar esse acordo. Caso esteja no papel de cobrar, deixe claro que está aberto ao diálogo caso algo aconteça. Se for a pessoa que deve cumprir o prazo, avise com antecedência se for atrasar, não deixe para o dia prometido para a entrega.

Não tenha medo de sugerir uma nova relação de trabalho

Na próxima vez que alguém te pedir um prazo, que tal você dar uma estimativa? Mesmo que o seu gestor ou cliente não aceite de primeira, você pode ouvir os motivos dele e se comprometer a comunicar qualquer mudança na estimativa.

Dessa forma, você não quebra uma promessa e ainda passa a imagem de um profissional ético e transparente em suas ações.